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档案整理的优势及方法有哪些?
作者:河北字字句时间:2021-07-22 22:04:58浏览量:

档案整理有很多优势:

1)节约大量成本

外包企业具有成套的设备和完善的系统,可以对档案进行一些列的处理,并且更加专业和高效。节约了企业整理档案并安排专人保管和场地租赁的成本。

2)促进信息化

支持档案的多人并发查询,极大地提高了公司的档案信息远程共享能力。

3)保证档案保存完整性

档案寄存于外包公司库房内,一般会较少发生再次移动以及 开盒查档等,涉及的人员也比较少, 加之对档案库房的管理也相对较容易,因此发生档案原件损毁和丢失的风险 也相对较小。

先了解公司服务安全性:

对档案管理公司进行选择的时候,要注重其安全性。即体现在,档案公司是否有专业的设备和场地,是否拥有国家认可的营业执照,场地是否有自主产权。自主产权这点非常重要,场地的自主产权意味着以后的档案存储中将缺少很多土地使用的产权纠纷。从而保障了档案的安全性。注意在筛选企业的时候要对企业有个全面的了解,最好有大公司的认可,例如好的档案馆达到“20防”标准,而普通企业最多达到“八防”。

确认公司服务及时性:

考察档案中介公司服务体现在服务的及时性以及反馈的及时性。可以及时获得公司档案的状态,对档案状态进行全天候不间断的监督,能够对档案的详情进行方便的调阅,并且能够对于企业存储的档案的问题作出及时的反馈。

服务规模性:档案整理公司的规模一定程度上决定了这家档案整理公司的专业性。根据规模效益性而言,档案整理公司用于储存档案的场地越大,专业设备和专业工作人员对其的管理越完善。20万平的场地和4000平的场地保存档案的专业设备以及监控和管理人员数量是无法相提并论的。