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档案整理监管实行有哪些详细的规则?
作者:河北字字句时间:2021-07-18 22:10:49浏览量:

1 总则


为确保档案实在、完全、完好、归档及时,实在、完好地记载工程建造进程所发生的监理记载,提高本工程档案办理水平,用于项目部准则,编制《工程监理档案办理施行细则》,该准则适用于悉数工程,对单个工程应进行必要的修正。


2 引证文件


下列文件关于本文件的应用是必不可少的。但凡注日期的引证文件,仅所注日期的版别适用于本文件。但凡不注日期的引证文件,其最新版别(包括一切的修正单)适用于本文件。


GB/T11822-2008


科学技术档案檀卷构成的一般要求;


DA/T28-2002 国家严重建造项目文件归档要求与档案收拾标准;


DL/T 5434-2009 电力建造工程监理标准;


国家电网办〔2010〕250号 国家电网公司电网建造项目档案办理方法(试行);


本公司 工程监理档案办理施行细则;


其他国家、职业、国网公司相关规程、标准及办理准则、方法等。


3 职责分工


3.1 监理项目部作业职责


3.1.1 担任本项目工程材料的立卷归档作业,对归档文件材料的精确、有用和完好性担任。


3.1.2 确保工程监理档案作业与工程建造同步,工程开工时即与业主项目部、施工项目部一致有关工程档案的作业要求,明晰各自职责。


3.1.3 依照本细则的要求,及时完结工程监理档案的搜集收拾、立卷等作业。


3.1.4 安排本工程监理档案的自检,合作工程部完结档案的预检验,完结向公司档案室的档案移送作业。


3.1.5 完结工程项目监理档案的编制、收拾、组卷作业,及时向建造单位移送工程监理档案。


3.1.6 担任本项目特别载体档案(工程相片、电子文件)的收拾、移送作业。


1 竣工档案收拾编制要求


1.1 总(代)监理工程师对安排施行材料的收拾和归档,各监理项目部在工程施行进程中应及时对工程材料进行搜集收拾,做到工程材料及时性和档案化。


1.2 110千伏~220千伏工程竣工材料归档要求搜集二正一付(其间一正交公司)。500千伏工程材料要求搜集三份原件(其间一正交公司)。


1.3 工程文件应笔迹清楚,图样明晰,图表整齐,签字盖章手续齐备。归档文件的纸张巨细一般为A4幅面,装订边为2.5厘米。小于A4幅面的纸张的应粘贴在A4纸张上。文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复,同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。


1.4 设计变更、施工质量处理、缺点处理陈述等,应有闭环告知的具体记载(包括调查陈述,剖析、处理定见,处理定论及消缺记载,复检定见与定论等)。


1.5 各类记载表格有必要契合标准要求,表格方式应一致。各项记载填写有必要实在牢靠、笔迹清楚,数据填写具体、准确,不得漏缺项,没有内容的项目要划掉。


1.6 电子文件收拾时应写明电子文件的载体类型、设备环境特征;载体上应贴有标签,标签上应注明载体序号、档号、保管期限、密级、存入日期等;归档的磁性载体应是只读型。具体搜集要求见公司《输变电工程建造数码相片办理方法》。


1.7 一切建造办理单位封面应选用牛皮纸方式,档号由建造办理单位供给。起止日期为卷内文件最早和最晚发生日期。檀卷封面、卷内目录和卷内备考表按GB/T11822《科学技术档案檀卷构成的一般要求》的规则履行。


1.7.1 檀卷标题要标明工程称号,准确地归纳和提醒卷内文件的内容。檀卷标题的长度写首要的三个文件材料落款,如超出三个文件材料落款写等。


1.7.2 卷内目录中“文件材料落款”一栏填写时要具体、照实。控制在50个汉字内。


1.7.3 从卷内目录后的正式文件封面开端用印码机打印页码至右下角,从001开端连续打印。最终附一张卷内备考表立卷人由编卷人签名,审阅人由总监填写。


1.7.4 各移送竣工档案时须有移送清册,移送清册包括以下栏目:序号、档案号、图纸卷册号、檀卷标题、册数。移送单位、移送人签字盖章。


1.8 一切竣工档案有必要在工程投运后一个月内移送。项目监理应在现场完结组卷、卷内目录、檀卷封面、备考表的录入作业,文件页码可先用铅笔暂时标示送公司审阅,审阅完结后装订出书。


1.9 竣工材料有必要明晰完好,契合档案移送规则,供给的原件应满足以下条件:


5.9.1 人员签名用钢笔手工签字,字体端正。


5.9.2 数据记载表格用打印机打印。


5.9.3 加盖赤色印章。


1.10 归档材料应供给相关的电子版。


关于当地电力局对材料归档有相应要求的,监理项目部在材料归档前需向部分材料办理人员处了解要求后再进行材料收拾。